Directeurs d’ESMS, personnel d’un établissement, usagers, familles… Tous les acteurs du secteur sanitaire et médico-social sont concernés par la question du transport, pour différentes raisons.
Depuis plusieurs années maintenant, des éditeurs de logiciels proposent diverses solutions pour simplifier l’organisation et l’ensemble des problématiques liées au transport. En effet, pour un établissement, il est primordial de s’assurer que chacun des aspects du transport se déroule de la meilleure façon possible : de l’organisation, au moment du ramassage, sans oublier une bonne communication et coordination entre l'établissement et les chauffeurs. Il s’agit d’une étape importante dans la journée des personnes accueillies.
Que vous ayez besoin d’améliorer l’organisation des transports au sein de votre établissement ou que vous souhaitiez permettre aux proches de vos usagers d’être plus investis dans leurs quotidiens, les avantages sont nombreux. Mais voici 5 raisons d’investir dans un logiciel de transport !
1. Gagner du temps sur l’organisation des transports
Optimiser les tournées avec un logiciel, c’est aussi optimiser son temps !
Quand il s’agit d’organiser le transport, les tâches sont souvent répétitives : entrer les données des usagers, créer les circuits de ramassage, créer des feuilles de route pour les communiquer aux chauffeurs… Utiliser un logiciel dédié au transport permet d’étayer cette mission et de gagner du temps au quotidien. Le circuit de transport se dessine seul et on est certain d’obtenir la meilleure solution possible pour les usagers.
2. Avoir une meilleure vision sur les données de transport de l’ESMS
L’avantage d’utiliser un logiciel, c’est qu’il s’agit également d'un outil qui permet d'évaluer et de comprendre l'organisation générale du transport. Il offre une vue d’ensemble : informations sur les usagers, plannings de tournées, données de l'établissement, etc. Toutes les données de transport sont centralisées au même endroit.
En fonction du logiciel utilisé, on a par exemple accès au temps passé dans les transports par les usagers, aux émissions de CO2, aux coûts que cela représente…
3. Réduire les coûts liés aux transports
La réduction des coûts est évidemment un enjeu important pour les établissements sanitaires et médico-sociaux. En effet, on estime que les dépenses totales de transport liées à des prises en charge dans les ESMS s’élèvent au minimum à 1 Milliard d’euros par an.
C’est l’un des avantages d’avoir recours à un logiciel de transport. Car si l’acquisition d’un outil peut représenter un certain coût, c’est un investissement permettant de faire des économies sur le long terme.
Optimiser les trajets ou réduire les tournées de ramassage peut conduire à la diminution de la consommation de carburant et des coûts de maintenance sur le long terme.
4. Communiquer plus facilement avec l’ensemble des acteurs
Certains logiciels fonctionnent avec des applications usagers, ce qui permet d’assurer une communication en temps réel entre les différents acteurs du transport. L’établissement peut communiquer les feuilles de route et les informations nécessaires concernant les usagers directement aux chauffeurs.
Du côté des familles, elles ont aussi la possibilité de recevoir le planning des trajets. Elles peuvent communiquer spontanément avec l’établissement et le chauffeur en cas de contretemps et suivre le bon déroulement des trajets. En fonction du logiciel choisi, les proches peuvent être avertis en cas d’absence de la personne prise en charge ou d’un éventuel problème lors du transport.
En ce qui concerne les usagers, utiliser un logiciel de transport permet de leur offrir une meilleure qualité de prise en charge. La bonne communication aide à diminuer l’attente au quotidien, car ils sont avertis avec leurs proches des contretemps que peut rencontrer le chauffeur. Et une fois dans le véhicule, le trajet est effectué le plus rapidement possible pour éviter aux usagers de passer plus de temps qu’il ne faut dans les transports, grâce à l’optimisation réalisée par le logiciel.
5. Assurer une qualité de service aux usagers
L’efficacité de la communication joue un rôle sur le confort et la qualité des services. En effet, une bonne organisation se ressent dans le quotidien, et ce à plusieurs niveaux.
Les premiers concernés sont les usagers, auxquels un logiciel de transport permet d’offrir une meilleure qualité de prise en charge. En entrant les données de chaque usager sur un logiciel de gestion de transport, on s’assure de respecter l’ensemble de leurs besoins et de leur offrir le trajet le plus confortable possible. Par exemple, les établissements connaissent les personnes accueillies et peuvent communiquer si certaines ne s’entendent pas lors des trajets. En utilisant les fonctionnalités du logiciel, on s’assure que les usagers ne voyageront pas dans la même voiture ou côte à côte.
D’autres fonctionnalités que peut offrir un logiciel dédié au transport :
Indiquer un temps de trajet maximal pour chaque usager, en fonction de leurs besoins, ce qui permet de s’assurer qu’ils ne passent pas trop de temps dans les transports. Car pour certains usagers il est compliqué d’être dans un véhicule trop longtemps, la notion du temps est différente pour chacun.
Définir une heure de passage qui sera la même pour chaque trajet. Cette fonctionnalité permet d’offrir une régularité de services pour les usagers récurrents.
Personnaliser les plages horaires : les parents peuvent communiquer que leur enfant doit être récupéré et déposé impérativement avant une certaine heure. Ce qui leur permet de s’organiser plus facilement et de bousculer leurs quotidiens le moins possible.
Le transport est la première étape dans la journée des usagers, s’il se déroule correctement la journée démarre plus sereinement, ce qui joue un rôle dans l’amélioration de la qualité globale des soins. Les familles sont rassurées et en confiance, car en participant elles sont témoins du bon déroulement des transports quotidiens de leurs proches.
Au-delà des usagers, c’est aussi le personnel des établissements qui bénéficie d’un outil de travail confortable. Cela représente moins de stress, dans un premier temps en matière d’organisation, puis pour les personnes en charge de l’accueil. Car la communication se fait en direct et permet d’être averti de toutes les éventualités, ce qui offre plus de temps pour se consacrer aux usagers.
Il existe plusieurs sortes de logiciels, les fonctions et les avantages diffèrent en fonction du logiciel choisi. Pour cette raison, il est important de bien choisir votre logiciel, de s’assurer qu’il répond à vos besoins.
Investir dans le bon logiciel de transport peut être une excellente idée car c’est un outil qui va aider l’établissement à rester organisé, efficace et rentable, tout en assurant la satisfaction des usagers et du personnel. Mais il s’agit d’une décision importante, car cela représente un changement de fonctionnement auquel il va falloir s’adapter et un investissement important au départ.
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