Comment l’IRSAM a réduit ses coûts de transport en mettant en place des points de ramassage ?
Dernière mise à jour : 20 mars
L’IES Les Primevères (IRSAM) a pu réduire de 14% ses coûts de transport sans dégrader la qualité du transport pour ses usagers, en mettant en place des points de ramassage.
Présentation
L’association l’IRSAM accompagne des personnes déficientes sensorielles avec ou sans handicap associé. Elle a commencé son action en 1859 à Marseille mais est devenue une association en 1923 et a été reconnue d’utilité publique en 1931. L’IRSAM représente aujourd’hui 34 établissements et services médico-sociaux (ESMS) qui accompagnent des enfants et adultes à Marseille, Lyon, Nice et l’Île de La Réunion.
Fondé en 1879 à Lyon, L’Institut d’Éducation Sensorielle (IES) Les Primevères accompagne près de 120 jeunes, âgés de 4 à 20 ans, présentant des tableaux cliniques complexes, associant la déficience visuelle et des troubles associés. Ayant une vocation régionale, l’établissement accueille des jeunes de toute la région Auvergne Rhône Alpes.
Les enjeux
“ J’avais la responsabilité de gérer la refonte du transport. Ca concernait des enfants qui venaient de toute la région. Un établissement médico-social a l’obligation d’organiser le transport ce qui représente des sommes importantes, entre 10 et 15% du budget. C’est le deuxième poste après les RH. Dans la dynamique actuelle, il faut savoir aussi qu’on est amené, avec le peu de place que l’on a, à accueillir des enfants à temps partiels alors qu’avant on accueillait à temps plein. De ce fait, on a eu une explosion des coûts de transport : on est passé de 360 000 € à 415 000 €, et c’était difficilement tenable. La problématique c’était des coups qui explosent et une nécessaire optimisation. Ce n’est pas notre métier, notre métier c’est d’accompagner les jeunes vulnérables. Comment on fait pour optimiser ces transports ? ”
Florian Sodini, Adjoint de Direction
Il faut savoir que jusqu’au milieu des années 1980, l’organisation du transport était prise en charge par les départements. Elle est désormais à la charge des établissements mais sur la base de règles budgétaires qui n’ont pas évolué depuis et représente un poste extrêmement important. Il faut donc organiser le transport de plus en plus de jeunes, avec des besoins différents, des demandes de transport différentes et avec un budget limité.
De plus, l'IES Les Primevères souhaitaient changer de transporteur et avaient publié un nouvel appel d’offres transport. Ils avaient besoin de structurer ce dernier et évaluer les propositions techniques faites par les transporteurs.
Les attentes de l’IES Les Primevères
La solution
Le choix de Nomad
“ C’était vraiment par concours de circonstance que j’ai appris qu’une star-up s’était montée sur cette optimisation possible donc je les ai sollicité sans réellement savoir ce que j’allais en attendre mais déjà on était dans quelque chose de très opaque et ça c’est important de le savoir. Le transport est souvent externalisé, peu le font en interne et le gèrent avec leur flotte de véhicules donc on externalise mais je dirais que c’est un peu comme les assurances : très difficile de comparer les offres entre elles, très difficile de savoir finalement si ce qu’on dit être optimisé l’est réellement, des cartographies qui ressemblent pas à grand chose… ”
La démarche
La première étape consiste à dresser toutes les contraintes de l’établissement qu’il faut prendre en compte lors du dessin de la nouvelle organisation de transport. Étant donné la vocation régionale de l’IES Les Primevères, ils accueillent des enfants vivant à plus de 100 km de l’établissement. Il était clair pour l’établissement qu’il était nécessaire de réduire le nombre de kilomètres. Ils souhaitaient également que les familles fassent un effort. En effet, pour toute famille qui doit accompagner son enfant à l’école, ne serait-ce que pour aller à l’école du quartier, il est nécessaire de l’amener s’il n’est pas en âge ou en capacité de le faire tout seul. Il en va de même pour les familles habitant plus loin et qui doivent amener leurs enfants ou au moins les rapprocher en les déposant à un arrêt de bus.
Il fallait qu’un effort soit fait mais de combien ? Est-ce qu’il faut demander aux familles de faire 500m d’efforts, 900m, 5km… ? Il faut aussi que cet effort soit le même pour toutes les familles, il faut que cet effort soit juste et équitable afin qu’il soit compris et accepté par les familles. Est-ce que l’effort demandé aux familles à 10km est pertinent ? Si on augmente de 15km, est-ce qu’il y a des gains intéressants pour l’établissement ou est-ce finalement inutile ?
La réflexion a ensuite été poussée plus loin et l’établissement s’est demandé s’il n’était pas envisageable de regrouper des usagers afin de toujours plus réduire le nombre de km parcourus par les chauffeurs. Grâce à l’outil Nomad, la mise en place de points de ramassage a été rendue possible. En effet, en regroupant des usagers sur les mêmes points, le nombre de km parcourus par les chauffeurs est d’autant plus réduit de même que les temps de trajets des usagers.
Une fois tous les points de ramassage des usagers modifiés, l’IES Les Primevères a pu construire des tournées de ramassage optimisées en prenant en compte le trafic prévisionnel (mis à jour en temps réel le jour de la tournée), les véhicules disponibles et leur capacité, et le temps maximal de trajet des usagers (individuels ou collectifs).
La dernière étape consiste à prendre en compte les besoins spécifiques des usagers qui n’ont pas pu être modélisés lors de l’optimisation :
Problème de mixité : un usager ne peut pas être avec un autre usager parce qu’ils ne s’entendent pas à posteriori ou à cause de pathologies qui, ensemble, peuvent être un “cocktail explosif”
Problème “ d’Île ” : un usager doit être seule sur la banquette du véhicule
Autre : un usager doit être à l’avant, un usager doit être récupéré en dernier et déposé en premier…
Une fois que toutes les contraintes de l’IES Les Primevères et que les besoins spécifiques des usagers ont été pris en compte et que l’établissement s’est montré satisfait des tournées proposées, nous écrivons ensemble le cahier des charges technique reposant sur la proposition d’organisation de Nomad. Ce cahier des charges a permis de définir :
Les différentes “zones d’autonomies” des usagers
Les temps de trajet maximum
Les transporteurs vont pouvoir faire une proposition technique en fonction des exigences de l’établissement et ce dernier va pouvoir comparer leurs propositions à l’organisation optimale créée grâce à l’outil Nomad.
Les résultats
Une réduction des coûts de transport de 14 % (de 415 000 € à 358 020€)
Une réduction du temps maximal de trajet de 39 % (de 2h50 à 2h02)
Une amélioration de la qualité du service pour les usagers
Un gain en transparence dans l’organisation du transport
“Pour une fois qu’il y avait quelque chose qui était avec des outils d’aujourd’hui, avec une vraie cartographie… J’avais essayé de le faire en pointant tous les usagers sur un google map pour essayer de voir un peu quel circuit on pourrait imaginer… c’est un temps de folie, on arrive pas à imaginer quel trajet constituer. Là, pour le coup, ça a été une vraie aide à la décision.”
Retrouvez le témoignage en entier ici
