Comment l’IME Hovia a amélioré la qualité de son transport en optimisant ses tournées ?

L’IME Hovia (anciennement IME Berthier) a pu améliorer la qualité de son transport en réduisant le temps de trajet maximum des usagers de 41 % et en prenant en compte les besoins spécifiques des usagers, tout en réduisant les coûts du transport.

1. Présentation

2. Les enjeux

   1. Les attentes de l'IME Hovia

3. La solution

   1. Le choix de Nomad

   2. La démarche

4. Les résultats

Présentation

L’association HOVIA (anciennement Le Moulin Vert), reconnue d’utilité publique, a été créée en 1902. L’association assure aujourd’hui des missions de protection de l’enfance et des familles, d’accompagnement des personnes en situation de handicape (PSH) et d’accueil des personnes âgées dépendantes. L’association gère aujourd’hui plus de 60 établissements et services médico-sociaux (ESMS) répartis sur 50 sites dans 4 régions (Bretagne, Hauts-de-France, Île-de-France et Normandie) et 10 départements. L’association emploie plus de 1 300 salariés et accueille plus de 3 300 usagers. Son budget annuel s’élève à 84 millions d’euros.

L’Institut Médico Educatif (IME) Hovia accompagne près de 60 jeunes, âgés de 4 à 20 ans, présentant une déficience intellectuelle et ou des troubles du spectre autistique (TSA), en semi-internat sur Paris. Ayant une vocation régionale, l’établissement accueille des jeunes du secteur parisien intra muros avec quelques jeunes également hors département.

Les enjeux

“ On a décidé de travailler avec Nomad qui nous ont présenté leur outil et sa déclinaison pour répondre à une vraie problématique sur cet établissement qui accueille plus de 60 enfants aujourd’hui et pour lesquels la question des transports étaient régulièrement complexe à la fois de la part le profil des enfants accueillis, les conditions de transport, les temps de trajets et les modalités de transport. On était sur un imbroglio et on avait très peu de flexibilité finalement avec le transporteur qui lui-même pouvait rencontrer des aléas. Donc on avait très peu de transparence sur ce dossier-là et surtout très très peu de flexibilité. ”

Malika Mayah, Directrice IME Hovia

L’IME Hovia souhaitait remettre à plat toute son organisation de transport. En effet, pour faire 10 km sur Paris, certains enfants pouvaient mettre 30 à 40 minutes. Il y avait un manque de transparence et l’établissement n’avait pas forcément la main sur son organisation car elle était à la charge du transporteur qui n’a pas le temps de se ré-adapter. Ils avaient besoin de faire le point sur la durée des trajets en fonction des profils des enfants et des aspects somatiques des trajets très longs qui posent certains problèmes.

Un deuxième enjeu est qu’il fallait réduire les coûts de transport qui ne cessent d’augmenter d’année en année et qui ne sont pas forcément revus par les financeurs.

Les attentes de l’IME Hovia

La solution

Le choix de Nomad

“ Ce qui est intéressant avec Nomad c’est qu’on peut faire un point hebdomadaire avec le transporteur parce que bien évidemment il faut aussi l’adhésion du transporteur et on arrive à réguler très très vite et à proposer d’autres solutions. Et surtout, on s’adapte au regard du trafic, des différents travaux qu’il peut y avoir sur Paris et on peut déjà anticiper les arrivées et départs. ”

La démarche

La première étape consiste à dresser toutes les contraintes de l’établissement qu’il faut prendre en compte lors du dessin de la nouvelle organisation de transport. Étant donné la vocation régionale de l’IME Hovia, ils accueillent quelques enfants vivant à plus de 25 km de l’établissement même si la grande majorité est située dans Paris intra muros. L’établissement avait 15 véhicules à disposition pour transporter tous ses usagers, cependant certains pouvaient passer jusqu’à plus de 2 heures dans le véhicule, matin et soir, du fait d’un trafic très dense. La principale contrainte était donc de réduire les temps de trajet maximum à 1h30.

Ensuite, tous les usagers devaient être récupérés à leur domicile du fait de leur déficience intellectuelle et ou de troubles du spectre autistique. Il n’était donc pas possible de mettre en place des points de ramassage pour réduire les kilomètres parcourus par les chauffeurs. D’autant plus que les parents ont également des contraintes de temps et qu’ils ne peuvent pas nécessairement attendre toute la matinée pour que leur enfant soit récupéré. Il a fallu donc rajouter des fenêtres de temps dans lesquelles les véhicules doivent passer au domicile des usagers.

Enfin, dernière contrainte, un Projet Individuel d’Accompagnement (PIA) est établi par l’équipe pluridisciplinaire de l’IME Hovia et la famille. Dans ce contexte du PIA, il y a une inclusion sur l’école pour certains enfants qui nécessite de changer le type de trajet car le dépôt n’est pas forcément au domicile mais à l’école, en milieu de journée. Il y a également des enfants qui vont à des centres de loisirs et des séances chez l’orthophoniste qu’il faut aussi intégrer.

Une fois que toutes les contraintes de l’IME Hovia et que les besoins spécifiques des usagers ont été pris en compte, une première optimisation est proposée. On va ensuite adapter cette optimisation à la réalité du terrain. La dernière étape consiste à prendre en compte les besoins spécifiques des usagers qui n’ont pas pu être modélisés lors de l’optimisation :

• Problème de mixité : un usager ne peut pas être avec un autre usager parce qu’ils ne s’entendent pas à posteriori ou à cause de pathologies qui, ensemble, peuvent être un “cocktail explosif”

• Problème “d’Île” : un usager doit être seule sur la banquette du véhicule

• Autre : un usager doit être à l’avant, un usager doit être récupéré en dernier et déposé en premier…

Cette dernière étape a été la plus longue car en fonction de chaque organisation, différents problèmes d’incompatibilités peuvent survenir dans les véhicules. L’expertise de l’équipe de l’IME Hovia vis-à-vis de leurs usagers, qu’ils accompagnent depuis des années (pour certains), est nécessaire afin de proposer la meilleure organisation possible.

“Tout n’est pas parfait parce que finalement, au niveau de l’organisation des tournées, on se retrouve avec d’autres interrogations, par exemple des troubles qui apparaissent [...]. Pour l’instant on est satisfait et surtout satisfait de la réactivité. On a pas à passer par 50 mails pour rectifier les tournées, c’est assez rapide.”

Les résultats

• Une réduction de ses coûts de transport

• Une réduction du temps de trajet moyen de 5 % (de 51 min à 48 min)

• Une réduction du temps maximum de trajet de 41 % (de 2h10 à 1h32)

• Une réduction du nombre de véhicules nécessaires de 15 % (de 15 à 13)

• Une amélioration de la qualité du service pour les usagers

• Un gain en transparence dans l’organisation du transport

• Une flexibilité dans l’organisation du transport

“On a des améliorations des temps de trajets, des améliorations au niveau des coûts et puis des tournées auxquelles ils s’habituent depuis la rentrée septembre.”