On parle aujourd’hui d’un « virage » du numérique dans le secteur médico-social. En effet, de nombreux établissements ont dû s'orienter vers le numérique pour la gestion de leurs DUI (Dossier de l’Usager Informatisé), mais ce n’est pas la seule problématique à laquelle le numérique vise à répondre. La variété de logiciels présents sur le marché offre de nombreux avantages pour les établissements, et ce dans plusieurs domaines et corps de métiers. Cependant, l’informatisation n’est pas présente partout de la même façon et certains secteurs ne sont pas aussi développés que d’autres.
Un dossier usager comprend l’ensemble des informations détenues par les établissements sociaux et médico-sociaux (ESMS) sur chacune des personnes accueillies. Le dossier est nominatif et les informations qui le composent sont de différentes natures : administratives, médicales, etc. Ce sont des données protégées, qui circulent uniquement entre les professionnels en lien avec les usagers, et auxquelles les usagers eux-mêmes doivent pouvoir accéder.
Véritable outil pour les établissements, le dossier usager permet aux professionnels de mieux comprendre et appréhender les besoins des personnes accueillies, mais également de mesurer et d’analyser leur activité.
Depuis 2002, les ESMS ont l’obligation de détenir un seul et unique dossier par usager. Ce qui signifie qu’il faut désormais regrouper sur le même support l’intégralité des données recueillies, afin de faciliter la prise en main du parcours et de l’accompagnement suivi par les usagers.
Des initiatives, de la part des politiques publiques, existent pour aider les établissements à mettre en place ces DUI et numériser les services publics.
Énorme enjeu pour les établissements, le dossier de l’usager informatisé n’est cependant pas le seul à bénéficier d’une numérisation dans le secteur médico-social.
Comment choisir le bon logiciel pour son ESMS?
La question de la mise en place d’un logiciel dans un établissement repose sur les besoins de ce dernier. Il existe des logiciels pour accomplir tout type d’action et ils peuvent présenter de nombreux avantages pour les professionnels, même s'il faut rester vigilant sur certains points quant à leur mise en place.
Les logiciels métiers
Les logiciels métiers sont construits pour répondre aux besoins de chaque métier ou secteur d’activité, et incluent des fonctionnalités spécifiques.
Afin de venir en aide aux établissements sociaux et médico-sociaux et faciliter leurs tâches quotidiennes, de nombreux logiciels métiers ont vu le jour. Leur utilisation dépend des établissements, de leur fonctionnement et des personnes accueillies. Chaque logiciel correspond à une thématique définie.
Ressources humaines et paie : gestion des campagnes d’entretiens professionnels, gestion des plannings (congés, remplacements, etc.), optimiser le management des équipes, portail « salariés », multi conventions collectives, calcul de net en brut, suivi des encaissements, gestion des contrats de travail, simplification et rapidité des déclarations sociales et fiscales…
Gestion financière : Comptabilité, suivi de l’exécution budgétaire, emprunts, règlements clients et fournisseurs…
Facturation, gestion des ressources : Liste d’attente, dossier administratif, gestion de l’aide sociale, facturation, frais annexes, gestion des règlements…
Suivi des usagers : DUI, projet personnalisé, suivi des médicaments…
Restauration : commande des repas, prise en compte des besoins de chaque personne, transmission d’informations entre le personnel, réduction du gaspillage alimentaire…
Transport : optimisation des tournées, visites médicales, planification, gestion de flotte des véhicules… (lien vers notre webinaire sur les avantages du numérique pour le transport des ESMS).
Leurs avantages
Le développement du numérique dans un établissement, en plus d’apporter de la modernité, offre de nombreux avantages. Ces changements montrent qu’il y a une réelle volonté de communication et de transparence au sein de l’établissement et entre les équipes.
Les logiciels métiers jouent un rôle sur l’optimisation du travail du personnel et leur permettent de travailler dans de meilleures conditions, dans un cadre qui évolue et s’adapte à leurs besoins.
Travailler avec un logiciel, s’il s’agit d’un logiciel SaaS, c’est également avoir la possibilité de gérer à distance, car il est disponible partout grâce à internet. Ce qui facilite la coordination et la collaboration entre le personnel; chacun a accès à l’information de la même façon. Les logiciels métiers sont pensés pour l’utilisation faite par les ESMS, ils optimisent au maximum chaque action et permettent ainsi un gain de temps.
Les établissements peuvent bénéficier d’une sécurisation des données: car les logiciels automatisent les sauvegardes, ainsi que les mises à jour (à condition qu’il s’agisse d’un logiciel SaaS) et protègent les données. Parmi les avantages, figurent également la fiabilité et la traçabilité des informations, qui permettent d’améliorer le service et l’efficacité de l’établissement. Par exemple, pour un établissement disposant d’une flotte de véhicules, la traçabilité permet d’obtenir des informations qui seront utiles à la réduction des temps de trajet et des coûts de déplacements.
La plupart des éditeurs de logiciels proposent des formations pour faciliter la prise en main de l’outil et accompagner les établissements dans leur changement de fonctionnement. Etre accompagné permet d’appréhender les difficultés pour la suite et d’utiliser correctement les l’ensemble des fonctions. Il existe également des entreprises spécialisées dans le conseil et la transformation digitale et numérique pour accompagner les ESMS dans leur changement : Optimos (spécialisé dans le transport), Ressourcial, Mazars, etc.
Points de vigilance
Si la mise en place d’un logiciel au sein d’un ESMS peut être très avantageuse, il est important de définir un cadre clair et des objectifs précis avant de démarrer un projet de numérique médico-social.
Les points de vigilance suivants doivent être pris en compte pour garantir la réussite du projet :
Il faut être vigilant et choisir un logiciel qui protège correctement les données. La certification des Hébergeur de Données de Santé (HDS) réglemente et garantit la sécurité des données dans le secteur de la santé. Elle est obligatoire pour tous les services détenant des données de santé identifiables.
Les logiciels spécialisés ont un coût, qu’il est important de réfléchir avant l’acquisition, afin de calculer la durée d’amortissement.
Intégrer un logiciel dans son établissement signifie qu’il y a forcément un changement dans le travail et dans l’organisation des équipes, ce qui peut freiner l’utilisation du logiciel. C’est pour cette raison qu’il est important de prendre le temps d’impliquer l’ensemble des personnes concernées dans le processus, afin que chacun adhère au changement.
Si l’on ne suit pas de formation pour apprendre à utiliser les logiciels, ils peuvent s’avérer très longs à prendre en main, et l’on ne s’assure pas d’en faire la meilleure utilisation.
Des différences dans l’utilisation du numérique entre les établissements
De manière générale, les établissements médico-sociaux sont en retard dans leur utilisation du numérique, si on les compare aux établissements hospitaliers ou plus largement aux entreprises et autres corps de métiers. C’est face à ce constat que des aides de l'État et d'autres initiatives pour accélérer le virage du numérique dans le médico-social ont vu le jour.
Le numérique est de plus en plus présent au sein des ESMS afin de les accompagner dans la gestion globale de leur établissement et dans chaque corps de métier. Néanmoins, cette évolution ne se fait pas de façon identique.
Un retard de l’informatisation pour les établissements publics et privés non lucratifs
Nous pouvons expliquer les différences de fonctionnement en partie par les variations de statut juridique des établissements. On observe nettement ces contrastes entre les établissements privés et publics et les établissements commerciaux et non commerciaux.
Si nous prenons l’exemple d’établissements publics et privés non commerciaux, pour chacun seulement 42% informatisent le pilotage de leur système d’information. Tandis que ce chiffre est de 74% pour les établissements privés commerciaux (source : Anap). Ces derniers sont en majorité des EHPAD, souvent mieux financés que les établissements non lucratifs.
Les établissements publics et privés non lucratifs représentent pourtant les trois quarts des établissements médico-sociaux.
Les établissements accueillant des personnes âgées sont de manière générale plus avancés dans l’utilisation du numérique ; le dossier de l’usager est informatisé à 89%, contre seulement 54% pour les établissements accueillant des personnes en situation de handicap.
Une utilisation du numérique moins implantée pour les établissements de petite capacités
Selon une étude menée par l’ANAP, les établissements médico-sociaux accueillant moins de 40 personnes sont ceux utilisant le moins de progiciel et de logiciels sur-mesure. En effet, ce sont également les établissements qui utilisent le plus de logiciels de bureautiques, moins personnalisés en fonction de leur utilisation.
Les progiciels ont pour particularité d’être spécifiques à un usage ou à un domaine d’activité.
L’étude démontre que plus la capacité d’accueil de l’établissement est importante, plus il a recours à des progiciels, et par conséquent moins de logiciels de bureautique. Cette différence s’explique en partie par le fait que les établissements de petite capacité ont moins de ressources humaines et financières à investir dans le numérique.
Les convergences peuvent également être liées aux organismes gestionnaires. Ils favorisent l’informatisation de la gestion au sein des établissements, cependant le dossier de l’usager est lui moins informatisé. Cette démarche reste plus simple à mettre en place pour les ESMS autonomes.
Quelles sont les solutions proposées?
Mise en place par l’Etat, la feuille de route du numérique en santé regroupe 26 actions organisées sous forme de 5 thématiques, ayant pour objectif d’accélérer le virage du numérique dans le secteur de la santé. Parmi ces actions, on retrouve le programme ESMS numérique, implanté par la CNSA visant à répandre l’usage du numérique dans le secteur médico-social.
Le programme est financé par le biais du CNSA et du Ségur du numérique en santé, à hauteur de 630 millions d’euros.
Le programme ESMS numérique se donne pour objectif d’avoir implanté l’utilisation d’un DUI dans près de 35 000 ESMS d’ici 2025. Concrètement, il s’agit de venir en aide pour le financement et la mise en place de ces DUI.
Si l’implantation du numérique dans les ESMS est bien avancée, notamment sur la question du DUI, les établissements ne sont pas tous égaux. Certains sont bien fournis en termes d’informatisation, mais des pistes restent à explorer; notamment sur la question de l’utilisation de logiciels métiers, correspondant à d’autres besoins.
Malgré les nombreux avantages que présentent ces logiciels, le manque de budget et les difficultés organisationnelles demeurent les principaux freins à ces changements.
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