Webinaire Structures 3.0 : Bilan de l’expérimentation avec l’APEI de l’Aube
Dernière mise à jour : 14 févr.
En 2021, Nomad a participé à l’appel à projet Structures 3.0, initié par l’Agence du Numérique en Santé. Lors de cette expérimentation, Nomad a travaillé avec plusieurs associations médico-sociales pour évaluer la solution de transport sur le terrain et dans des cas réels. Plusieurs hypothèses devaient être testées, quels sont les retours ?
Pour rappel, Structures 3.0 est un appel à projet dédié aux structures de santé et aux fournisseurs de solutions numériques.
En participant à ce projet nous avions comme principal objectif de recevoir les retours de professionnels afin de savoir précisément ce que notre solution pourrait apporter aux ESMS.
Les organismes gestionnaires qui sont intervenus dans le projet sont l’APEI de l’Aube, l’association Hovia, la fondation OVE et Accueil Savoie Handicap. Nous avons également travaillé avec le cabinet de conseil médico-social Ressourcial et l’institut de recherche IFROSS. Le projet a permis de tester la solution à grande échelle, sur 16 établissements au total.
Lors de ce webinaire, nous avons abordé avec M. Diallo la situation de l’APEI de l’Aube, qui a participé à l'expérimentation avec 12 établissements, et les besoins qu’elle avait en acceptant de faire cette expérimentation, puis la solution mise en place en travaillant avec Nomad. M. Passis, directeur de Ressourcial et expert des systèmes d’information, nous a appuyés sur la partie technique et l’environnement médico-social.
Logiciel d'optimisation Nomad et hypothèses avant l'expérimentation
Expérimentation avec les professionnels du secteur médico-social
Comment améliorer la gestion du transport pour les ESMS? Quelles sont les difficultés rencontrées ?
Présentation du projet Structures 3.0
Besoins de transport de l’APEI de l’Aube
L’APEI de l’Aube est un organisme avec des coûts de transport élevés, de plus de deux millions d’euros chaque année.
En acceptant de participer à cette expérimentation, l’association cherchait à avoir une meilleure lisibilité des coûts de transports qui lui étaient facturés. L’objectif était de savoir si ce qu’elle mettait en place avec le transporteur était cohérent.
L’APEI cherchait un outil qui puisse optimiser ses tournées de transport, mais surtout apporter du confort aux personnes accompagnées, et qui puisse permettre d’apporter de l’interaction entre les chauffeurs, les établissements et les familles.
Logiciel d'optimisation Nomad et hypothèses avant l'expérimentation
Selon M. Osorio, directeur de Nomad, le choix d’une solution de transport dédiée au secteur médico-social est né du constat de l’ensemble des contraintes représentées par celui-ci.
Reconfiguration des voitures
Problématiques de transport spécifiques à chaque personne (type de handicap)
Respect du temps de trajet maximal
Présence des usagers sur la semaine irrégulière (externat, internat, internat séquentiel…)
Dans le cadre du projet, plusieurs cas ont pu être identifiés et testés : milieu rural, grandes villes (Lyon, Paris), établissements de tailles différentes, public et handicaps différents.
Le but du projet pour Nomad était de confronter 3 hypothèses à la réalité du terrain :
L’amélioration du confort des usagers
L’optimisation des ressources, à la fois pour les établissements et les transporteurs
La traçabilité et la collecte des données, sans faire perdre de temps aux professionnels s’occupant de la gestion des transports
Comme l’explique M. Osorio, le transport est entre deux extrêmes : le cas où l'on a de l’argent illimité qui permet d’utiliser un véhicule pour chaque personne, et le cas où l'on a du temps illimité qui permet d’envoyer un bus pour récupérer l’ensemble des usagers. Pour optimiser le transport et trouver un juste milieu entre les besoins, Nomad sert de jauge et permet de réduire les coûts sans dégrader la qualité des services : en respectant le temps de trajet maximal pour chaque usager, en réduisant la distance totale (directement liée à la réduction des coûts de transport) et en réduisant les émissions de CO2.
Le déroulement de l’expérimentation
Co-construction avec les établissements : ils nous ont envoyé une liste Excel avec l’ensemble des données (usagers à transporter)
Importation des données sur le logiciel Nomad
Expérimentations en temps réel
Evaluation des indicateurs par IFROSS
Co-construction avec l’ensemble des acteurs durant un an
Les établissements ont été très présents et nous ont fait beaucoup de retours. L’ensemble de ces étapes nous a permis de solidifier le logiciel, de modifier les fonctionnalités ou d’en ajouter de nouvelles, afin de répondre au mieux aux attentes du médico-social. Par exemple, une contrainte de compatibilité a été rencontrée, deux personnes ne pouvaient pas voyager dans le même véhicule. Lorsque l’on connaît les personnes accueillies, il arrive que l’on soit en capacité de dire s’ils pourront voyager ensemble ; aujourd’hui c’est une fonctionnalité que l’on peut entrer directement dans le logiciel, pour optimiser en fonction de ces contraintes.
Expérimentation avec les professionnels du secteur médico-social
Les résultats des établissements de l’APEI de l’Aube
M. Diallo, directeur de l’APEI de l’Aube, a représenté l’association lors de ce webinaire et nous a apporté la vision des établissements.
Au niveau de l’organisation, la solution Nomad a pu apporter plus de cohérence dans la création des tournées. Une vision plus globale de l’organisation des transports a pu être apportée, en collaborant avec l’ensemble des personnes qui travaillent à l’organisation des transports dans les établissements (récolter et définir les contraintes pour que ce ne soit pas uniquement une optimisation financière et que la qualité du transport ne soit pas dégradée). Les établissements ont observé une réduction à tous les niveaux ; émissions de CO2, dépenses, temps passé par les usagers dans les transports.
Pour chaque établissement, une réduction du nombre de tournées a été observée.
Cependant, toujours en accord avec l’établissement et avec objectif une équité maximale entre les usagers, le temps de trajet a pu être augmenté pour certains trajets (de 3 minutes en moyenne). Un temps presque invisible dans la vie au quotidien et respectant toujours le temps maximum pour chaque usager, qui permet de trouver des marges de manœuvre et d’ajouter une personne au trajet ou de réduire le temps passé dans les transports de façon plus importante pour un autre.
Une moyenne de 12% de réduction des coûts de transport a été observée pour les établissements de l’APEI de l’Aube. Ces réductions sont relatives au nombre d’usagers d’un établissement : plus ils sont nombreux, plus il y a une possibilité d’optimisation.
Détails chiffrés de l’expérimentation en fonction de chaque établissement :
Exemple d’optimisation pour l’établissement Gai Soleil :
(à gauche l'organisation du transport initiale, à droite l'optimisation du transport)
Globalement, les établissements ont déclaré avoir été très satisfaits et avoir une meilleure vision de l’organisation des transports au quotidien.
Les bénéfices apportés par le logiciel Nomad
Amélioration du confort des usagers : Il était impossible d'augmenter le temps passé par une personne dans les transports, car il est de 4h par semaine en moyenne. L’outil permet d’indiquer un temps maximal de trajet à ne pas dépasser, l’hypothèse a donc pu être confirmée facilement. Cependant, pour réduire le temps de trajet qui peut être conséquent pour une personne, il faut parfois augmenter de quelques minutes le temps de trajet d’autres usagers (maximum 9 minutes, 3 minutes en général)afin de permettre une répartition plus juste de la durée de trajet. Les personnes qui ont vu leur trajet s’allonger de quelques minutes ont perçu une dégradation du transport, malgré le temps de trajet maximal respecté. La perception de la durée de trajets reste majoritairement positive, 60% des répondants estiment la durée courte.
Meilleure optimisation des ressources : Le coût des transports est diminué dans tous les établissements, mais dans des proportions variables, et souvent plus faibles que les objectifs fixés. Il est à noter que pour un établissement le coût de transport est inchangé malgré une absorption de 15% d’augmentation dans le nombre d’usagers à transporter Parfois on transporte les usagers dans des flottes inadaptées : 4 personnes dans un véhicule pouvant accueillir 8 personnes. La taille du parc de véhicules des transporteurs conditionne fortement la performance économique, l’absence de capacités variées ne permet pas d’optimiser le taux d’occupation La réorganisation des tournées se solde par une réduction du nombre de tournées avec une diminution du nombre de véhicules et de conducteurs requis de 20%
Traçabilité et collecte de données : L’APEI de l’Aube estime avoir une meilleure visibilité sur la traçabilité des données collectées. En utilisant le logiciel Nomad, il est beaucoup plus simple de s’y retrouver pour les personnes s’occupant de l’organisation des transports dans les établissements. Il y a moins de dépendance aux transporteurs et une meilleure anticipation des absences. Les établissements identifient 3 gains associés à la mise en place de Nomad : la réalisation d’économies sur les coûts de transport, la fluidification de l’organisation et l’amélioration de la qualité de vie des usagers et aidants. Les transporteurs soulignent la plus value de Nomad dans la conception des tournées, actuellement peu automatisée.
Suite aux retours positifs de l’expérimentation, l’APEI de l’Aube a décidé de continuer à travailler avec Nomad suite à l’expérimentation. Un nouvel appel d’offres transport s’appuyant sur les tournées proposées par Nomad vient d’être émis et les tournées de plusieurs établissements sont en train d’être mises à jour.
Comment améliorer la gestion du transport pour les ESMS ? Quelles sont les difficultés rencontrées ?
S’assurer de la collaboration des transporteurs :
Le retour d’expérience du projet montre qu’il faut privilégier un déploiement de la solution au moment de la passation ou de la renégociation d’un marché avec les transporteurs. En effet, l’un des établissements du projet bénéficie d’une période d’inter-contrat avec son transporteur sanitaire permettant d’intégrer à l’appel d’offres de sélection du prochain prestataire une clause inscrivant l’utilisation de la solution Nomad dans le contrat.
A défaut, il est nécessaire d’anticiper les échanges avec les transporteurs pour sécuriser leur adhésion au projet. Les premiers retours des entretiens montrent qu’il faut les approcher au plus tôt de la mise en œuvre du projet et avec un argumentaire travaillé et adapté à leurs enjeux afin d’assurer leur bonne compréhension du projet et de ses finalités, et éviter ainsi le blocage rencontré par certains ESMS.
Accompagner à la prise en main de l’outil :
La formation des établissements était initialement prévue à distance, mais avec certaines difficultés de connexion / d’interaction du côté des ESMS. Elle a donc été basculée en présentiel car cela permet d’éviter les problèmes de saisie et les informations incomplètes.
Prendre en compte l’écosystème d’outils existants :
Les échanges avec les transporteurs et chargés de logistique côté ESMS démontrent d’un réel besoin de cartographie des nombreux outils existants et des interconnexions possibles avec Nomad afin d’éviter les double saisies et/ou doubles emplois de certains applicatifs qui constituent de réels freins à l'appropriation de la solution Nomad. Les utilisateurs peuvent avoir la sensation d’être face à “un outil de plus” dont l’utilisation peut s’avérer trop chronophage au regard des bénéfices apportés.
Pour M. Passis, il s’agit d’un sujet d’actualité, notamment grâce à la feuille de route du numérique en santé. Jusqu’à présent il était compliqué pour les logiciels de communiquer et d’échanger des données de santé avec l’ensemble de l'écosystème, par faute de capacité et de maturité, malgré le besoin d’interconnexion. Mais il y a désormais une ouverture et une capacité à la fois technique et psychologique, qui va donner la possibilité aux éditeurs de dialoguer avec l'écosystème.
Les retours que nous avons reçus de l'expérimentation sont globalement positifs : l’ensemble des associations avec lesquelles nous avons travaillé sont satisfaites et les hypothèses que nous avions sur ce que pouvait apporter le logiciel sont majoritairement validées.
L'expérimentation nous a permis de faire un bilan sur la solution Nomad, et de voir quels étaient les leviers et les freins, afin de l’améliorer.
Si quelques difficultés ont été rencontrées, nous avons pu évaluer l’impact positif créé avec les établissements au niveau de leur organisation de transport. Suite à l'expérimentation, nous continuons de travailler avec l’APEI de l’Aube au quotidien sur l’optimisation de ses établissements.
Replay du webinaire
