[Replay] ESMS PH : Comment assurer la performance de votre marché de transport médico-social ?

Cette question a fait l’objet d’un webinaire, organisé par Nomad et Optimos, le jeudi 11 mai 2023.

Professionnels du transport médico-social, Geovanny Osorio et Loise Coiplet ont apporté leurs recommandations pour aider les établissements à construire un marché de transport performant.

Les intervenants du webinaire

• Comment passer un marché lisible et attractif ?

• Comment définir précisément son besoin ?

  • Dresser un état des lieux qualitatif de l’organisation interne

  • Dresser un état des lieux quantitatif de l’organisation interne

  • Analyser l’environnement des transports

• Le fonctionnement de l’optimisation

• Exécuter un marché bénéficiant à tous les acteurs

Comment passer un marché lisible et attractif ?

Les établissements médico-sociaux peuvent être soumis au code de la commande publique en fonction de leur statut juridique et de leur mode de financement et sont donc tenus de recourir à un marché public pour leurs transports médico-sociaux. Toutefois, le code est assez restrictif (cadre réglementaire). Il est essentiel de bien le comprendre afin de garantir la réussite d'un marché de transport qui profite pleinement à ses usagers.

La clarté et l'attrait sont des éléments cruciaux pour rendre son marché lisible et attractif. Pour cela il est primordial que tous les acteurs aient une connaissance approfondie des contraintes et du fonctionnement du marché, et qu'ils disposent des mêmes informations. Une équité entre les candidats doit être assurée afin de favoriser une saine concurrence.

Il faut ensuite définir la procédure qui va être utilisée dans le marché. Elle dépend notamment du volume de transport prévu tout au long de sa durée. Opérationnellement il convient de traduire la réalité terrain en spécifications techniques. Le besoin doit être correctement formulé dans le marché avec des spécifications qui conviennent à toutes les parties : les usagers, le personnel de l’établissement, etc. Tout doit être très clair pour que l’on puisse garantir le succès du marché, tant pour trouver des prestataires que pour assurer sa bonne exécution pendant toute la durée.

Comment définir précisément son besoin ?

Dresser un état des lieux qualitatif de l’organisation interne

Un état des lieux qualitatif de l'organisation interne constitue la première étape essentielle. Il est crucial d'impliquer toutes les parties prenantes : les usagers et leurs familles, les professionnels et la direction de l’ESMS. Une communication et une collaboration étroites sont indispensables pour définir la stratégie du futur marché et pour traduire la réalité du terrain en spécifications techniques claires.

Bien que le code des marchés publics impose des contraintes, il offre une certaine souplesse. Il est donc primordial de classer les besoins par ordre de priorité et de les décrire de manière précise dans le marché. Cela concerne notamment les types de véhicules requis, les temps de trajet attendus et le nombre d'usagers par véhicule. L'établissement doit communiquer clairement ses attentes en précisant par exemple : les chauffeurs doivent-ils savoir comment manipuler des personnes à mobilité réduite ou en situation de handicap ? Détenir une formation particulière ?

La stratégie de l’établissement est également un critère important à considérer. Le marché doit être cohérent par rapport aux projets de l’ESMS : changement de statut juridique, usagers transportés, fusion avec un autre établissement… Ces informations permettront de déterminer la répartition du marché, également appelée allotissement, qui aura un impact direct sur la mise en œuvre du contrat. En tenant compte de ces éléments, vous augmentez les chances de réussite de votre marché.

Dresser un état des lieux quantitatif de l’organisation interne

C’est là que Nomad peut intervenir, de manière quantitative. Le logiciel permet d’optimiser l’organisation du transport d’usagers dans le médico-social. En utilisant les fonctionnalités de Nomad, vous pouvez améliorer la qualité de service des usagers en réduisant leur temps de trajets tout en respectant les besoins spécifiques de chaque personne accueillies et les contraintes définies par votre établissement. En optimisant les tournées, vous réduisez ainsi vos coûts de transport.

On peut comparer Nomad à une jauge : si on a de l'argent illimité on peut envoyer un taxi à chaque usager, et si on a du temps illimité on peut utiliser seulement deux bus de 50 places pour faire les tournées de ramassage d’une centaine de personnes. Pour des établissements médico-sociaux accueillant plusieurs dizaines d’usagers, il existe des milliers de possibilités pour l’organisation des circuits de ramassage. Optimiser permet de simplifier l’organisation et de trouver la meilleure combinaison possible. C’est une tâche chronophage et complexe. Nomad permet d’optimiser l’organisation des transports et d’améliorer la qualité de service tout en respectant les besoins spécifiques de chaque usager et les contraintes de coûts.

Analyser l’environnement des transports

Il est important de savoir si le besoin interne identifié est cohérent par rapport à l’offre disponible sur le territoire. Pour cela, une étape clé consiste à effectuer une analyse de l'environnement. L'objectif est de dresser une cartographie de l’offre disponible sur le territoire pour déterminer sa pertinence

• Quantitativement, on regarde dans le département (et au-delà) les sociétés présentes : sociétés de transport, taxis indépendants conventionnés, groupes connus dans le médico-social, etc. Il faut définir qui pourraient être les potentiels candidats.

• Qualitativement, on se demande si ce candidat potentiel peut répondre au besoin : qualifications spécifiques des chauffeurs, taxi conventionné…

Une fois cette cartographie faite, on peut utiliser des outils comme mindmaps qui permettent de cartographier des sociétés. Ensuite, on encourage les opérateurs économiques à candidater, toujours en respectant bien les trois principales clauses du code de la commande publique : traçabilité, transparence et équité.

Attention, certaines choses ne peuvent pas être révélées aux candidats. Mais il est possible de leur expliquer qu’il s’agit d’une phase de sourçage, veillant à comprendre l’offre disponible sur le territoire, en vue de proposer un marché qui soit le plus proche possible de la réalité. Ce sont des étapes cruciales dans l’analyse de l’environnement qui permettent de définir un marché et assurer sa performance.

La sélection du ou des prestataires (selon qu'il s'agisse d'un marché à un seul attributaire ou à plusieurs attributaires) intervient après avoir établi un échange avec les candidats et publié le dossier de consultation contenant tous les documents nécessaires décrivant le besoin (avec un délai réglementaire de publication minimum de 35 jours). Il est également important de s'assurer que les équipes internes sont disponibles pendant cette période pour analyser les offres et les candidatures.

Une fois que le prestataire a été sélectionné ou présélectionné, vient ensuite la phase d'attribution. Les prestataires présélectionnés sont informés de leur statut en vue de la notification. Il y a alors un nouveau délai réglementaire de 11 jours entre l'attribution et la notification, au cours duquel les prestataires présélectionnés ont la possibilité de faire des recours, de poser des questions supplémentaires ou de demander des clarifications si nécessaire. Cependant, il est important de noter qu'il n'y a pas de négociation possible sur les tarifs pendant cette période.

Le fonctionnement de l’optimisation

Grâce à l’optimisation les prestataires savent à quoi s’attendre au niveau des tournées, et le volume estimatif est le plus proche possible de la réalité.

Dans un premier temps, il faut récupérer toutes les informations nécessaires concernant les usagers : adresses, jours où il y a des besoins de transport, horaires, besoins spécifiques, etc. Il faut définir les besoins de chaque personne, avant de pouvoir créer la meilleure tournée possible. L'algorithme d'optimisation de Nomad est conçu pour sélectionner la meilleure solution parmi toutes celles possibles.

Qu’il s’agisse d’optimiser le nombre de kilomètres parcourus par le véhicule sans dépasser les temps de trajet maximal, de mutualiser les transports entre des établissements, de créer des points de rendez-vous pour les usagers, etc. l’optimisation concerne tous les établissements.

De plus en plus utilisés par les ESMS, les points de rendez-vous (ou points de regroupement) permettent de réduire de manière significative les coûts de transport, en récupérant plusieurs usagers au même endroit. Les points de rendez-vous sont déterminés une fois que chaque famille a défini un rayon d’autonomie dans lequel l’usager peut se déplacer ou être déposé (500m, 1km…).

Dans le cas d’un IES Lyonnais, des points de rendez-vous déjà existants étaient en place. Nomad a retravaillé ces points avec les mêmes contraintes : 1 km d’effort pour les personnes habitant dans la métropole lyonnaise, 5 km d’effort pour ceux en dehors de la métropole, et au-delà de 30km hors de la métropole, 10km d’effort étaient demandés. Les nouveaux points de rendez-vous ont permis d’optimiser les circuits de ramassage et de réduire de 14% les coûts de transport.

Exécuter un marché bénéficiant à tous les acteurs

Une fois que les titulaires sont sélectionnés, on passe à la phase d’exécution.

Pour s’assurer que le marché va fonctionner correctement pendant toute sa durée, des stratégies doivent être clairement définies. L’une de ces stratégies consiste à associer toutes les parties prenantes lors d’une réunion avec les nouveaux prestataires pour présenter le marché, des comités de suivis, des rencontres avec les prestataires et les familles, la définition d’un plan d’action avec le prestataire…

Lors d’une proposition d’appel d’offre, ce n’est pas uniquement la structuration qui est importante mais également la composition technique des circuits. La composition technique des tournées de ramassage peut permettre d’augmenter le taux de réponse à l’appel d'offres. Certains transporteurs manquent parfois de temps pour préparer une réponse et de ressources techniques pour faire des optimisations de ramassage et des propositions de circuit pour une dizaine d’établissements.

Pour assurer un suivi régulier de la performance et de la qualité du marché, il est essentiel de définir les objectifs d'optimisation des circuits de ramassage. L'ESMS doit déterminer à quel moment il est prêt à perturber l'organisation générale proposée aux familles et prendre des décisions en conséquence. Le logiciel Nomad peut faire de nouvelles simulations de tournées de ramassage. Nomad peut ainsi proposer d'ajuster les tournées en fonction des arrivées et des départs des usagers. Ces mises à jour peuvent être effectuées environ tous les trois mois.

C’est pourquoi il est important de bien définir et cerner le projet de l’établissement sur les années à venir. Car il est plus moins difficile d’ajuster les tournées en fonction du niveau d’allotissement, de mutualisation des transports entre les structures, …

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