Médico-social : 7 critères pour choisir un logiciel adapté à votre établissement

Le secteur médico-social fait face à de nombreux défis et la transformation numérique apparaît comme un levier majeur pour y répondre. En effet, l’utilisation du numérique peut faciliter certaines démarches pour les professionnels et les personnes accompagnées. Qu’il s’agisse de garantir un traitement de qualité pour chacun, d’impliquer les personnes suivies dans leur parcours de soins, ou encore d’améliorer la communication et la coordination entre les différents acteurs du secteur.

Avec autant d’enjeux et face à la multitude de solutions disponibles sur le marché, il est difficile, mais essentiel, pour les établissements médico-sociaux de choisir le bon logiciel.

Comment savoir s’il est adapté ? Qu’est-ce qui différencie un logiciel de son concurrent ? Voici 7 critères de choix qui vont vous aider à trouver le logiciel idéal.

• Quels sont vos besoins ?

• Des possibilités de personnalisation

• Un logiciel intuitif

• Une accessibilité sur différents supports

• Des fonctionnalités collaboratives

• Un logiciel interfaçable et interopérable

• Conformité aux normes

Quels sont vos besoins ?

Avant de commencer votre recherche pour trouver le logiciel idéal, il est essentiel de dresser une liste des fonctionnalités les plus importantes pour votre équipe et vous.

Pour établir cette liste, il faut d’abord connaître et définir clairement vos objectifs : Quels résultats souhaitez-vous obtenir avec l'aide de ce logiciel ? Quelles tâches souhaitez-vous automatiser ? Quelles informations voulez-vous analyser ? …

Afin de répondre à ces questions, vous pouvez organisez des ateliers collaboratifs avec votre équipe, car ce seront également les utilisateurs quotidiens de l'outil.

Une fois que les fonctionnalités essentielles ont été déterminées, vous pouvez alors commencer à évaluer les différents logiciels disponibles pour trouver celui qui répond le mieux à vos besoins.

Notez qu’il est important que le logiciel puisse évoluer avec les besoins de votre établissement médico-social, en offrant des mises à jour régulières et des fonctionnalités supplémentaires.

Des possibilités de personnalisation

Une solution modulaire et personnalisable peut être une option judicieuse pour un établissement médico-social, car elle est adaptative, flexible et abordable.

En optant pour un logiciel personnalisable, les coûts sont moins élevés car il n'est pas nécessaire d'acheter l'ensemble du logiciel dès le début de l’utilisation. Vous pouvez ainsi commencer avec une version de base, à laquelle des modules peuvent être ajoutés en fonction de vos besoins évolutifs. Vous gagnerez ainsi en flexibilité.

La personnalisation d’une solution permet également de simplifier l’utilisation d’un logiciel, car les utilisateurs ne sont pas submergés de fonctionnalités dont ils n'ont pas besoin pour réaliser leur travail.

Un logiciel médico-social intuitif

Lorsqu'il s'agit de logiciels pour les professionnels du médico-social, qui ne sont pas forcément à l’aise avec l’utilisation d’outils numériques, la simplicité d'utilisation est un critère clé. Afin d’éviter une courbe d'apprentissage trop longue, il doit être facile à prendre en main et à utiliser.

Le choix d'un logiciel intuitif peut également contribuer à améliorer la qualité d'accueil des usagers des établissements médico-sociaux et la qualité des soins. Les professionnels ont souvent des journées bien remplies et ils ne veulent pas perdre de temps à rentrer et traiter des données.

Certains éditeurs de logiciels proposent des formations ou un accompagnement pour aider à la prise en main de leur outil. Lors de la mise en place, c’est une démarche qui permet de réduire les erreurs et d’assurer une bonne utilisation par la suite.

Le logiciel est accessible sur différents supports

Il est important qu'un logiciel médico-social soit disponible sur différents supports pour plusieurs raisons :

• Un logiciel qui est disponible sur plusieurs supports permet aux utilisateurs de travailler avec l'appareil de leur choix, qu’il s’agisse d’un ordinateur de bureau, d’un ordinateur portable, d’une tablette ou encore d’un smartphone. Cette accessibilité peut améliorer leur adhésion à l'utilisation du logiciel car ils sont amenés à utiliser des outils qu'ils connaissent déjà. Le besoin de formation et de support technique est alors moins important et ils se sentent plus rapidement autonomes.

• Régulièrement amenés à se déplacer, les professionnels du secteur médico-social apprécient l’accessibilité sur plusieurs supports. De cette manière, ils peuvent accéder aux informations et aux fonctionnalités et travailler à distance sans problème (à condition d’avoir une connexion internet pour certains services).

• Les professionnels collaborant beaucoup entre eux, l’accessibilité permet de faciliter l’échange d’informations lorsqu'ils se trouvent à différents endroits.

Des fonctionnalités collaboratives

La collaboration entre les professionnels est essentielle pour garantir une prise en charge globale et adaptée aux besoins des usagers. Ainsi, le choix d'un logiciel doit tenir compte de cet impératif en offrant des fonctionnalités de partage d'informations et des outils de communication efficaces.

Le logiciel doit permettre aux professionnels de partager des informations importantes sur les usagers en temps réel afin de mieux identifier leurs besoins et d’y répondre avec la solution la plus adaptée. Les professionnels peuvent ainsi également suivre les progrès des patients de manière coordonnée pour faciliter la continuité des soins.

De plus, une communication claire et efficace permet de mieux répartir les tâches et d'éviter les doubles saisies, ce qui optimise le temps et les ressources des professionnels.

Le logiciel est interfaçable et interopérable

Assurez-vous que le logiciel peut s'intégrer facilement aux autres systèmes utilisés dans votre établissement, tels que le système de gestion des pharmacies ou le système de gestion des laboratoires.

Les informations sont saisies une seule fois et partagées entre les différents logiciels, ce qui réduit les risques d'erreurs et de données incohérentes.

Le logiciel est conforme aux normes

Le secteur médico-social traite des données sensibles et confidentielles. Il faut veiller à choisir un logiciel qui assure une bonne protection des données. En France, les logiciels médico-sociaux sont soumis à des normes afin d’assurer la protection et la confidentialité des données de santé des usagers.

Il existe plusieurs certifications : on retrouve par exemple la certification HDS, qui a pour objectif de renforcer la confiance autour de la e-santé et la protection des données personnelles de santé des patients. Pour obtenir la certification, une évaluation est réalisée afin de vérifier les certifications de qualité et de sécurité ISO 27001 ou ISO 20000 de l’hébergeur.

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) définit les règles de protection de tout type de données en Europe, applicables au secteur médico-social. Parmi ces règles, on retrouve par exemple l’obtention du consentement des usagers pour le stockage et le traitement de leurs données de santé, l’obligation de garantir aux usagers un accès à leur dossier, la garantie de la protection des données, etc.

La Haute Autorité de Santé (HAS) établit elle aussi des procédures de certifications des logiciels : Logiciel d’Aide à la Prescription (LAP) et Logiciels d’Aide à la Dispensation (LAD).

Il ne faut pas hésiter à se renseigner le plus possible sur les logiciels et leurs fonctionnalités afin de savoir s’ils pourraient correspondre aux besoins de l’établissement. Pour cela, vous pouvez demander des démonstrations directement aux éditeurs de logiciels. Ils pourront alors mieux présenter leurs solutions et vous aurez ainsi une meilleure idée du design et du fonctionnement.

Impliquez votre équipe dans le choix de cette solution, car il y a de fortes chances que vous soyez plusieurs à devoir prendre en main l’outil. Prenez le temps de vous familiariser avec l’outil, de peser le pour et le contre ensemble, il est important que tout le monde soit à l’aise si l’utilisation devient quotidienne par la suite.

Les avis des utilisateurs peuvent être utiles pour trancher entre plusieurs logiciels !

Vous souhaitez simplifier l'organisation du transport de vos usagers?

L’organisation du transport pour les personnes en situation de handicap reste pour de nombreuses institutions médico-sociales une tâche chronophage. Ce travail demande à la fois, une bonne connaissance des territoires et des publics, ainsi que la capacité d’offrir une organisation logistique optimale.

Sans outils, il est difficile pour les établissements de contrôler le temps de trajet des usagers qui, dans de nombreux cas, peuvent passer plus de trois heures par jour dans les transports. Les conséquences sont multiples : stress, fatigue, absence de vie sociale, voire déscolarisation.

Les outils numériques se présentent comme la solution adéquate pour l’organisation du transport tant en termes de coûts, de qualité de service et que d’impact environnemental. Nomad propose ainsi de connecter chaque acteur du transport à travers un logiciel d’organisation et le suivi des circuits de ramassage, et deux applications mobiles dédiées pour les chauffeurs et les familles.