Retrouvez les témoignages de Philippe Mandier, Directeur et fondateur de TC Transport Adapté, et Loïse Coiplet, Cheffe de projet chez Optimos, autour de la problématique : Comment l'optimisation des transports des usagers dans le secteur médico-social permet-elle de compenser la hausse des coûts des transports ?
Aujourd'hui, un certain nombre de facteurs ont comme conséquence une hausse des coûts du côté des transporteurs ainsi que du côté des établissements. L'optimisation peut permettre de réduire l'impact de l'inflation sur le budget des établissements mais nécessite une coordination entre tous les acteurs du transport.
Les facteurs déterminants de la hausse des coûts pour le transporteur
La première supposition concernant la hausse des coûts est qu'elle était intimement liée à la hausse des prix du carburant mais il existe d'autres facteurs à prendre en compte :
En effet, on a pu constaté une hausse conjoncturelle des charges du carburant de l'ordre de 40 % (électricité, gazole, essence) mais ce poste ne représente qu'entre 10 et 12 % du coût de la tournée de transport.
Les 60% restant concernent la hausse conjoncturelle des salaires les plus bas qui ont été revalorisés de 5 à 6% dans la convention collective des transports routiers et des activités auxiliaires du transport. Les organisations patronales (FNTR, OTRE et TLF) et 4 organisations syndicales (CFDT, CGT, CFTC et CFE-CGC) ont signé le 3 février 2022 un accord portant sur la revalorisation des rémunérations conventionnelles.
Le dernier élément important est une pénurie de véhicules et l'impossibilité de commander des véhicules 9 places à cause des contraintes des transporteurs et de taxe européennes. Le marché transport est ainsi très tendu au niveau des prix et les transporteurs sont contraints d'augmenter entre 4 et 6% le prix de chaque tournée de transport.
Cette augmentation est compliquée d'autant plus que l'ARS bloque l'augmentation des budgets des établissements.
Les facteurs déterminants de la hausse des coûts pour l'établissement
Les établissements ont été fortement impactés par le COVID qui a entraîné un changement organisationnel au niveau du transport des usagers afin de protéger ces derniers et leur famille. Par exemple, les établissements ont mis en place de plus en plus de transports individuels ou ont dû laisser des places vacantes entre les usagers transportés. A la suite de cette crise, les établissements ont également essuyé une augmentation conjoncturelle des charges de l'énergie.
Il y a également de véritables difficultés de recrutement avec des métiers parfois difficilement attractif malgré le Segur de la santé qui prévoit une augmentation des salaires et qui n'est pourtant pas associé à tous les corps de métiers présents dans les établissements médico-sociaux. Il y a également des charges RH en augmentation avec un besoin de recrutement à répondre et donc les établissements peuvent faire appel à des professionnels libéraux ou des intérimaires, qui représentent un coût plus élevé.
Les établissements font face à un taux directeur de l''ARS n'augmente pas et reste à 0,47% ce qui les mènent à une impasse où les charges augmentent contrairement au budget.
Enfin, le transport est de plus en plus individualisé (indépendamment du COVID) puisqu'on tend, notamment avec la réforme Serafin-ph, à permettre aux usagers d'avoir un projet individualisé par rapport à leurs besoins. En effet, l'accueil des usagers est de plus en plus séquentiel, ce qui complexifie, de fait, la gestion des transports.
Cependant, la réforme Serafin-ph devrait prévoir, aux termes de son expérimentation actuelle, de revoir, d'améliorer, de rénover la façon dont sont alloués les budgets des établissements médico-sociaux.
Pourquoi et comment optimiser ?
Le terme optimisation est purement mathématique : avoir la meilleure réponse possible par rapport à l'ensemble des contraintes. Dans le cadre des établissements médico-sociaux, il s'agit d'avoir la meilleure organisation de transport pour les usagers en fonction de toutes les contraintes de l'établissement et des besoins spécifiques des usagers.
Instinctivement, quand on organise des tournées de ramassage, on le fait de manière concentrique : on commence par l'usager le plus éloigné et on se rapproche de l'établissement.
Cependant, ce n'est pas forcément la meilleure solution.
J'ai essayé de comprendre pourquoi nous avons été moins performants que le logiciel. Une des réponses c'est que le logiciel ne réfléchit pas de l'extérieur vers l'intérieur de manière systématique parce qu'il y a des temps de circulation qui peuvent être plus long à cause des bouchons ou des problèmes de circulations. On peut donc commencer une tournée au milieu du circuit, aller vers l'extérieur et revenir avec un autre itinéraire et c'est ça que nous n'avons pas réussi à concevoir.
Philippe Mandier, Directeur et Fondateur de TC Transport Adapté
À cette difficulté mathématique, s'ajoutent :
L’augmentation des coûts qui contraint de plus en plus les budgets des établissements
Un objectif de régularité du service pour les usagers malgré un accueil de plus en plus séquentiel et un objectif de remplissage sur la semaine proche de 100% pour les établissements.
Une organisation des transports très chronophage, surtout sans la présence de logiciel d'aide à l'organisation du transport
Un suivi insuffisant de la qualité des transports et du transport en lui même (temps de trajet, temps d'attente...).
Le logiciel Nomad répond à toutes ces problématiques et permet de créer automatiquement des tournées de transport d'usagers à l'aide d'un algorithme d'optimisation.
Cet algorithme prend en compte toutes les demandes et les besoins des usagers, et va les combiner avec les contraintes de l'établissement (organisationnelles, budgétaires, humaines et matérielles) et le trafic prévisionnel afin de proposer la meilleure organisation de transport possible.
Nous avons fait un article qui expliquait comment l'optimisation de tournées pouvait-elle améliorer le transport des usagers. Vous pouvez le retrouver ici.
Le logiciel va proposer des tournées en fonction :
Le temps de trajet maximal pour les usagers (individualisable)
Le temps de trajet moyen pour les usagers (individualisable)
Les temps de montée et descente des usagers (individualisable)
La flotte de véhicule nécessaire (quantité et modèles)
Le nombre de tournées de transport nécessaires
Si l'usager reste en fauteuil roulant durant le transport ou s'il peut s'asseoir sur un siège.
Si l'usager a besoin de places supplémentaires dans le véhicule
Si l'usager a des problèmes d'incompatibilité avec d'autres usagers
Les contraintes qu'on ne peut pas prendre en compte de manière mathématique, vont pouvoir être intégrées une fois l'optimisation faite, toujours grâce au logiciel Nomad.
Il existe différentes manières d'optimiser :
Réduire le nombre de km
Réduire le nombre de véhicule
Réduire la capacité des véhicules
Augmenter les temps de trajets maximum
Créer des points de ramassage
Mutualiser
...
L'optimisation des transports des usagers concerne tous les établissements médico-sociaux.
Les bénéfices de l'optimisation du transport des usagers
Pour les transporteurs 🚌
Il y a 2 cas :
L'établissement client qui recherche une optimisation. L'objectif du client va donc être de lui faire baisser ses coûts en optimisant et ça dans un objectif de fidélisation du côté du transporteur. Il vaut mieux travailler avec tous les établissements d'une association plutôt que d'en perdre un parce que le transporteur n'arrive pas à optimiser.
Le transporteur répond à l'appel d'offres transport d'un établissement. En interne, il faut un service études et méthodes. Nomad peut faire en quelques heures un travail qui prenait précédemment plusieurs jours voire mois. Cette externalisation permet de gagner du temps et d'aller plus vite, et d'être au plus près de la réalité des besoins de l'établissement.
Effectivement, la réponse technique de Nomad a permis d'avoir 10% d'économies, sur les 10 circuits, d'en réduire d'un. Sur un budget de 450 000€, ça fait environ 45 000€ ce qui est énorme et on a maintenu la qualité de service avec des temps de parcours qui ne sont pas du tout rallongés. Avec un accueil séquentiel, franchement c'était très compliqué. Tous les jours, toutes les demi-journées il y a des changements. Bravo du résultat qui a été réel !
Philippe Mandier, Directeur et Fondateur de TC Transport Adapté
Pour les usagers 👨👩👦
Respect des besoins spécifiques de tous les usagers : adresses différentes, temps de trajet, heures de passage, adaptation du transport, prise en compte du handicap...
Maintien voire amélioration de la qualité du service pour les usagers : prise en compte des besoins de chaque usager, réduction des temps de trajets, réduction des temps d'attente
Mise en place d'une politique juste et équitable : Nomad permet de visualiser tous les temps de trajets des usagers et de définir des temps qui seront respectés. Ainsi, les efforts demandés aux usagers et aux familles seront équitables.
Pour les établissements 🏥
Réduction des coûts des transports grâce à une réduction du nombre de tournées et/ou du nombre de km parcourus (jusqu'à 20%)
Un suivi au quotidien simplifié grâce à la réduction du nombre de tournées
Simplification de la facturation grâce à un meilleur suivi de chaque usager et un gain en transparence sur chaque tournée (nombre de km, temps de trajets avec et sans usagers...)
Réduction des émissions de CO2 grâce à une réduction du nombre de tournées et/ou du nombre de km parcourus (jusqu'à 25%)
Conclusion
Le travail collectif de tous les acteurs est primordial, il est la base de l'optimisation. L'optimisation fonctionne quand du côté "humains" tout le monde est en phase.
Avant d'optimiser, avant de penser à comment réorganiser les tournées, il faut d'abord identifier en interne toutes les contraintes présentes en interne (besoins et spécificités des usagers) et externe (contraintes et besoins du transporteur) pour mettre en place un processus efficace.
Un logiciel d'aide à l'organisation du transport comme Nomad va être un tiers confiance entre l'établissement et le transporteur pour arriver à un consensus entre les ressources disponibles et les besoins exprimés.
Une fois l'optimisation effectuée, il faut maintenir les échanges et la coordination entre les acteurs sur le long terme pour s'assurer que les besoins des usagers sont respectés tout au long de ce processus d'organisation, au delà de cette première phase.
Replay du webinaire
![[Replay] Médico-social : Comment réussir l’électrification de sa flotte de véhicules ?](https://static.wixstatic.com/media/0f719c_7d8cdac5d766407a90525bae345b66aa~mv2.png/v1/fill/w_305,h_229,fp_0.50_0.50,q_95,enc_auto/0f719c_7d8cdac5d766407a90525bae345b66aa~mv2.png)